Yine mi duygu yüklü e-postalar..

Hepimiz hemen her gün yüzlerce e-posta alıyoruz. Görev tanımıza her gün gelen e-postaları itina ile cevaplamak diye bir madde gelmesi an meselesi. Hal böyle olunca da e-posta cevaplama işi epey önem kazanıyor... Peki e-posta yazmayı ya da bize gelen bir e-postayı cevaplamayı gerçekten biliyor muyuz?

Her şeyin başı iletişim demiştim hatırlarsanız bir yazımda. İş dünyasında da iletişimin en tercih edilen yollarından biri e-posta ile iletişim. Ben yüz yüze iletişim kurma fırsatı varken, e-postayı tercih etmeyenlerdenim ama bazen araya mesafeler ya da başka zorunluluklar girince ister istemez ve sıklıkla e-posta ile iletişimi tercih ediyoruz.

E-posta ile iletişimi seçerken, bu iletişim kanalının duygu geçirgenliği olmadığını hep akılda bulundurmak lazım. Keşke bir yol olsa da duygularımızı da ek olarak yollayabilsek ama daha bunun yönetimi maalesef bulunamadı, bulunması da epey zor görünüyor. E-posta ile; ne o anki duygularımızı ne beden dilimizi ne de ses tonumuzu aktaramadığımız için haliyle de gelsin yanlış anlaşılmalar, bu yanlış anlaşılmalara bağlı başka başka yanlış anlaşılmaları içeren e-postalar ve iletişim kazaları...

Bazılarımız da var ki aslında duyguları e-postaya eklemeyi başarıyor, daha doğrusu başardığını sanıyor. Nasıl mı? Ünlemler, kırmızı veya altı çizili kelimeler, tamamı büyük harfle yazılmış cümleler ve buna benzer bir sürü yöntem kullanarak duygularını ifade etmeye çalışıyorlar. İyi de bunun genel geçer ve yazılı bir kurallar kitabı yok ki; "hmmm, cümledeki tüm harfleri büyük yazmış demek ki sinirlenmiş" ya da "sanırım bu nokta dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta ki altını çizmiş" diyelim...

Böyle bir e-posta ile karşılaşınca haliyle kendimize göre yorumlar yapmaya ve tahminler yürütmeye çalışıyoruz ve pek tabii ki de bu tahminler bizim o anki duygu durumumuza göre şekilleniyor. Hele bir de, biz de o an çok iyi bir duygu durumunda değilsek, başlıyoruz tuşlara sert sert, basa basa cevap yazmaya. Sonra da olay e-posta gönderip almaktan çok atışmaya dönüşüyor haliyle. İşin kötüsü de bir anda e-postaya konu olan olaydan veya durumdan da uzaklaşmış oluyoruz.

Peki böyle bir e-posta ile karşı karşıya olduğumuzda ne yapmalıyız? Tabii ki herkes kendine en uygun olan yöntemi bulmalıdır ama ben size benim yöntemimden bahsedeceğim. Öncelikle acil olarak cevaplanması gerekmeyen bir e-posta ise farklı bir duygu durumuna geçene kadar cevap yazmamayı tercih ediyorum ve bekliyorum. Buradaki önemli nokta, farklı bir duygu durumuna geçtiğinizde de e-postayı ilk aldığınız andaki tahminleri mi yapıyorsunuz yoksa bunlar yerini başka tahminlere mi bırakıyor. Sonrasında da, konuya odaklanıp mümkün olduğunca net bir e-posta yazmaya odaklanıyorum çünkü olayı atışmaya dönüştürmenin dediğim gibi hiçbir şeye faydası olmuyor. Acil olarak cevaplanması gereken bir e-posta ise de yazmadan önce o kişiyi arayıp, önce nasıl bir duygu durumunda olduğunu anlamaya çalışıyorum ve sonrasında cevabımı gönderiyorum.

İş bununla da bitmiyor tabii... E-postaya konu olan durum çözüldükten sonra ilgili kişiye mutlaka geribildirim vermeye özen gösteriyorum. Bu bence her çalışanın sorumluluğu. Bir daha kendimin veya başka bir çalışanın benzer bir yanlış anlaşılmaya maruz kalmaması yaşanan durumun en önemli ve kesinlikle unutulmaması gereken kısmı..

Her gün yüzlerce e-posta alıp gönderirken tüm bunları göz önünde bulundurdunuz mu hiç? İş hayatındaki en önemli iletişim kanalını her kullanışımızda kesinlikle bir kez daha düşünmekte fayda var.. İletişim her şeydir, unutmayın.. Hele de iyi kurulmuş bir iletişimin çözemeyeceği hiçbir sorun yoktur...

***

İşinizde mutlu değil misiniz? İş hayatı ile ilgili öğrenmek istedikleriniz mi var? Ya da sadece fikirlerinizi paylaşmak mı istiyorsunuz? Öyleyse e-postalarınızı aşağıdaki adreslerden birine mutlaka bekliyorum.

isimlemutluyum@mujdeozenen.com

diyelim@isimlemutluyum.com