Gönderilen iletinin adresine ulaşmaması, yalnızca e-posta kutularıyla sınırlı bir durum değil. Günlük hayattaki sözlü iletişimde verilen mesajlar da çoğu kez alıcısını bulamıyor. Bu tür iletişim arızalarının sebeplerinden biri, mesajların oluşturulma biçimindeki hatalar. Onları düzeltecek olan ise iletiyi oluşturan. Bunun için yapması gereken istek, duygu, ihtiyaç ve taleplerini doğru kelimeleri seçerek ifade etmek. Uygun formülü oluşturmasının ise dört adımı var.

1- Tam olarak ne söylemek istediğini bilmek

Hedefi belli bir niyet ortaya koymak ve dolaysız ifade etmek, ilk adım.

Doğru ifade:

1-«Maaşıma 500 TL. zam istiyorum.»

2- Benimle daha alçak ses tonuyla ve sakin konuşmanı istiyorum.

Eksik ifade:

1- «Maaşıma biraz zam istiyorum.»

2- «Bana karşı daha saygılı olmanı istiyorum.»

İkinci gruptakiler muğlak, muhataplarının net bir anlam yükleyemeyeceği veya bunu tercih etmeyeceği ifadeler. İlk gruptakiler ise başka türlü anlaşılmaya, yorumlanmaya fırsat bırakmayacak derecede açık.

2- Hissettiği duyguyu ifade etmek

İsmini söylemesi, hissettiği duyguyu doğru tanımasına ve karşısındakine de doğru aktarmasına yardım eder.

Doğru ifade:

«Böyle söylemen beni korkutuyor.»

Eksik ifade:

«Beni sevmediğini hissediyorum.»

Karşısındakine duygusunu aktarmıyor, ona sorumluluk yüklüyor.

3- Duygularının sorumluluğunu üstlenmek

Hissettiği duygunun hangi ihtiyacından kaynaklandığını dile getirmek, o duygunun oluşmasında kendi payını kabul etme anlamına gelir.

Doğru ifade:

«Şu anda öfkeliyim. Çünkü bu sözlerini hakaret olarak algılıyorum ve bana saygı duymadığını düşünüyorum.»

Mesajın sahibi, «(ben) algılıyorum» ve «(ben) düşünüyorum» diyerek duygularının sorumluluğunu üstleniyor.

Eksik ifade:

«Eve geç döndüğünde mutsuz oluyorum.»

Mesajın sahibi, neden mutsuz hissettiğini açıklamıyor. Mutsuzluğunun, kaynağı kendisinde olan sebebini açıklamaya, böylece duygusunun sorumluluğunu üstlenmeye ihtiyacı var:

«Eve geç döndüğünde mutsuz oluyorum, çünkü seninle vakit geçirmek istiyorum.»

Mutsuzluğunun sebebi, onunla beraber vakit geçirememesi.

4- Diğerinden ne istediğini bilmek

Muhatabından ne istediğini somut olarak dile getirmek.

Doğru ifade:

«Arabayı kullanırken hız sınırını geçmemeni istiyorum.»

İsteği açık ve somut.

Yanlış ifade:

«Artık içki içmeni istemiyorum.»

Ne yapmasını istediğini değil, ne yapmasını istemediğini söylüyor.